Reisekosten, Formulare, Zuständigkeiten: Ein KI-Agent findet freigegebene Informationen und beantwortet wiederkehrende HR-Fragen mit Quellen. Persönliche Fälle bleiben bei HR.
Illustratives Anwendungsbeispiel – kein Bericht über ein realisiertes Kundenprojekt.
Ein Mitarbeiter möchte Reisekosten einreichen. Die aktuelle Richtlinie liegt im Intranet, das Formular in einer Dokumentenablage. Eine ältere Anleitung ist noch im Umlauf. HR beantwortet dieselbe Frage regelmäßig und muss jedes Mal prüfen, welche Regelung für die fragende Person gilt.
Der mögliche Ablauf
Der Agent erkennt, ob es um eine allgemeine Anleitung oder einen persönlichen Fall geht. Für eine allgemeine Prozessfrage benötigt er keine vollständige Personalakte. Fehlen notwendige Angaben wie der relevante Standort, fragt er gezielt nach, statt eine Regelung zu vermuten.
Der Agent sucht ausschließlich in den für diesen Zweck freigegebenen Quellen und beachtet die Zugriffsrechte der anfragenden Person. Gültigkeit, Version und zuständige Fachstelle müssen erkennbar sein. Widersprüchliche Dokumente werden zur Klärung markiert.
Die Antwort erklärt den Ablauf in verständlichen Schritten und verlinkt Richtlinie und Formular. Aussagen müssen sich auf die gefundenen Inhalte zurückführen lassen. Ohne passende Grundlage antwortet der Agent nicht aus allgemeinem Wissen über vermeintliche Unternehmensregeln.
Individuelle Ansprüche, vertrauliche Konflikte oder unklare Ausnahmen gehen an HR. Übergeben werden nur die für die Bearbeitung nötigen Angaben. Der Agent entscheidet in diesem Beispiel nicht über Beschäftigung, Vergütung oder persönliche Ansprüche.
Voraussetzung ist ein gepflegter, freigegebener Wissensbestand mit Verantwortlichen für Aktualisierung und Zugriffsrechte. Ein Pilot kann mit einem Thema wie Reisekosten beginnen. Der Testbestand umfasst unterschiedlich formulierte Fragen, veraltete Quellen, fehlende Antworten und bewusst vertrauliche Anliegen. HR beurteilt fachliche Richtigkeit und sinnvolle Übergaben.
Allgemeine Wissenssuche und personenbezogene Bearbeitung werden getrennt. Ein Agent darf durch eine Antwort keine Dokumente oder Informationen offenlegen, auf die der Mitarbeiter selbst keinen Zugriff hat. Quellenänderungen müssen im Wissensbestand ankommen; eine gute Erstantwort ersetzt keine laufende Pflege.
Nutzen im Pilot prüfen
Der mögliche Nutzen ist schnellere Orientierung bei wiederkehrenden Fragen und mehr Zeit für persönliche Betreuung. Im Pilot zählen fachlich korrekte Antworten mit tragfähiger Quelle, angemessene Übergaben und Rückfragen. Eine hohe Zahl automatisch beantworteter Fragen allein wäre kein ausreichender Qualitätsnachweis.
Dann benennt der Agent die fehlende Grundlage und gibt die Frage an HR weiter. Die neue Antwort kann nach fachlicher Prüfung in den freigegebenen Wissensbestand aufgenommen werden.
