Ein KI-Agent gleicht Rechnungen mit Bestellungen ab, erkennt fehlende Angaben und bereitet die Freigabe vor. Ein Beispiel für das Zusammenspiel von Buchhaltung, Einkauf und KI.
Illustratives Anwendungsbeispiel – kein Bericht über ein realisiertes Kundenprojekt.
In einem mittelständischen Unternehmen geht eine Lieferantenrechnung per E-Mail ein. Die Bestellung liegt im ERP, der Wareneingang ist separat dokumentiert. Eine Position lässt sich nicht eindeutig zuordnen. Bevor jemand freigeben kann, müssen Einkauf und Buchhaltung die Unterlagen zusammenführen und die Abweichung erklären.
Der mögliche Ablauf
Der Agent liest Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge und Positionen aus. Er prüft Pflichtangaben und sucht nach einem bereits vorhandenen Beleg. Unleserliche oder widersprüchliche Werte werden gekennzeichnet, statt als sichere Angaben übernommen.
Über freigegebene Schnittstellen sucht der Agent die passende Bestellung und den Wareneingang. Er kann unterschiedlich formulierte Positionsbeschreibungen einordnen. Beträge, Mengen und Toleranzen werden anschließend nach festgelegten Regeln geprüft.
Für die nicht zugeordnete Position erstellt der Agent eine konkrete Rückfrage mit Belegbezug. Die zuständige Person sieht Originaldaten, vorgeschlagene Zuordnung und Abweichung zusammen. Der Agent erfindet weder einen Wareneingang noch eine Kostenstelle.
Nach Klärung wird der Vorgang dem vorgesehenen Freigabeweg zugeführt. In diesem Beispiel löst der Agent keine Zahlung aus. Die fachliche und finanzielle Freigabe bleibt bei den berechtigten Personen; Änderungen und Übergaben werden nachvollziehbar dokumentiert.
Benötigt werden lesbare Belege, Zugriff auf Bestell- und Wareneingangsdaten sowie ein klarer Freigabeprozess. Zum Start wird ein begrenzter Rechnungstyp ausgewählt. Ein Testbestand enthält passende Belege, Dubletten, fehlende Bestellungen und Betragsabweichungen. So lässt sich prüfen, ob der Agent Unsicherheiten tatsächlich an Menschen übergibt.
Bankdatenänderungen, unklare Lieferanten und Abweichungen außerhalb vereinbarter Toleranzen brauchen eine gesonderte Prüfung. Berechtigungen werden auf die benötigten Daten und Aktionen beschränkt. Das Verfahren unterstützt die Belegprüfung; es ersetzt keine steuerliche oder buchhalterische Beurteilung.
Nutzen im Pilot prüfen
Der mögliche Nutzen liegt in weniger Sucharbeit und besser vorbereiteten Entscheidungen. Im Pilot werden manuelle Bearbeitungszeit, Durchlaufzeit bis zur Freigabe, unberechtigte Zuordnungsvorschläge und Rückfragen gemessen. Erst dieser Vergleich zeigt, ob und für welche Rechnungstypen sich der Einsatz lohnt.
In diesem Beispiel nicht. Der Agent bereitet Unterlagen und Prüfungen vor. Welche eng begrenzten Schritte später automatisiert werden dürfen, hängt von Ihren Freigaberegeln, Tests und Risikogrenzen ab.
